• Förebyggande underhåll
• Icke anställd personal
• Dokumentationskrav
• Dokumenterad information 1
• Dokumenterad information 2

Fråga:
Förebyggande underhåll
Vid några tillfällen har revisorer tagit upp förebyggande underhåll (FU) vid revision av miljöledningssystem. Först var jag lite undrande eftersom jag inte själv sett sambandet med t.ex. miljöaspekter, men insåg snart att oönskad miljöpåverkan mycket väl kan bli resultatet av bristande underhåll. Det är därför bra att revisorer lyfter denna frågeställning. Vad jag minns så resulterade diskussionerna dock aldrig i avvikelser mot ISO 14001 (däremot mot ISO 9001 och ISO 22000 vid några tillfällen). Det är därför fortfarande oklart för mig mot vilket eller vilka krav i ISO 14001 som man kan skriva avvikelser.

Svaret finns i avsnitt 5:

Fråga:
Icke anställd personal
Vad betyder egentligen uttrycket "personal som utför arbete inom eller åt organisationen", i avsnitt 7.2, 7.3, 7.4 och 8.2?

Svar:
Uttrycket personal som utför arbete inom eller åt organisationen omfattar inte bara anställd personal utan också de som utför uppgifter på organisationens uppdrag. Innebörden av texten är alltså att organisationen kan behöva inkludera fler än de direkt anställda för att utbilda och utveckla medarbetare i miljöledningssystemet.

Det kan t.ex. innebära, tillfällig personal, personal som rekryteras tillfälligt från rekryteringsföretag och som i formell mening är anställda av rekryteringsföretaget men i reell mening arbetar för den aktuella organisationen.

Det kan också innefatta entreprenörer och leverantörer även om det inte är en huvudregel.

De frågor som bör ställas vid identifieringen är följande: Har organisationen tillräckligt inflytande över dessa personer? Kan deras handlingar inom miljöområdet påverka organisationens betydande miljöaspekter, legala ansvar och anseende?

Fråga:
Dokumentationskrav
I ISO 14001:2015 anges i flera avsnitt att organisationen ska upprätta, införa och underhålla processer. I anmärkning 1 till definitionen av termen process (3.3.5) anges att ”En process kan vara dokumenterad eller inte dokumenterad.”. Innebär detta i strikt mening att en organisation inte behöver ha dokumenterade processer?

Svar:
Nej, anmärkningen att en process kan vara dokumenterad eller inte är snarare ett förtydligande. I avsnitt där dokumentation krävs av organisationen anges detta i standarden med termen ”dokumenterad information”.

I avsnitt A3 förtydligas att begreppet ”dokumenterad information” ersätter substantiven ”dokumentation”, ”dokument” och ”redovisande dokument”, som användes i den föregående utgåvan av denna standard. För att särskilja syftet med den allmänna termen ”dokumenterad information” använder denna standardfrasen ”bevara dokumenterad information som belägg för…” för att beteckna redovisande dokument och ”upprätthålla dokumenterad information” för att ange annan dokumentation än redovisande dokument.

I flera avsnitt i standarden anges även att dokumenterad information ska upprättas ”i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att de (processerna) utförs som planerat”, vilket ger organisationen en frihet att bedöma i vilken omfattning dokumentation behövs i det aktuella fallet.

Fråga:
Dokumenterad information 1
Vad innebär texten i ISO 14001:2015 "Dokumenterad information av externt ursprung, som organisationen har bestämt är nödvändig för planering och användning av miljöledningssystemet, ska i lämplig utsträckning identifieras och styras"?

Svar:
Syftet är att organisationen skall säkerställa god styrning av för miljöledningssystemet relevanta dokument av externt ursprung. Exempelvis kan det gälla dokument såsom standarder, myndighetsbeslut och kundkrav (information på vilket medium som helst - se definition 3.3.2). Det handlar om att identifiera sådana dokument och se till att informationen är känd där och när den behövs. Vidare skall organisationen på lämpligt sätt hantera förvaring/bevarande, versionshantering, arkivering, gallring samt vid behov begränsa tillgången till informationen.

Fråga:
Dokumenterad information 2
Våra dokument är upprättade utifrån paragraferna i den tidigare versionen av ISO 14001-standarden. Behöver vi strukturera om vår dokumentation så att den följer den strukturen i ISO 14001:2015?

Svar:
Nej, ni behöver inte strukturera om era dokument.
Det viktiga är att kraven i standarden uppfylls. Det finns inget krav på att miljöledningssystem ska ha en viss struktur eller att standardens terminologi används.

Ytterligare kommentar:
I paragraf A.2 fastställs att strukturen och en del av terminologin i standard har blivit ändrad för att underlätta/förbättra anpassning till andra standarder för ledningssystem, men det står inget om att dokumenten måste ha denna struktur.