Enheten för vårdval i Region Värmland certifierade sitt ledningssystem, byggt på ISO 9001, under ledning av enhetschef Lars Gohde. Nu har han skrivit boken ”Kvalitetssäkring av administration i offentlig sektor”, för att dela med sig av sina erfarenheter från resan som enheten påbörjade 2014.

– Idag vill medarbetarna inte vara utan ledningssystemet, säger Lars Gohde.

Medborgarna har rätt till vårdval inom primärvården, enligt lag sedan 2010. Enheten för vårdval i Värmland förvaltar vårdval, vårdcentral och vårdvalsfysioterapi samt tandvård för särskilda grupper. Enheten följer även upp vårdgivare på nationella taxan, handlägger stöd till funktionshindrade (LSS) och ger vårdinformation.

– Vi är en liten enhet med tio medarbetare som administrerar upphandlingar för en miljard kronor om året, förklarar Lars Gohde som bakgrund till satsningen på ledningssystem och certifiering enligt ISO 9001.

 Lars Gohde menar att införandet av ett ledningssystem och certifiering av detsamma är den enkla biten. Utmaningen är att hålla systemet vid liv med avvikelserapportering och ständiga förbättringar.

– Det viktiga är att medarbetarna ser nyttan med systemet och att de har stöd från ledningen, säger Lars Gohde.

Flera fördelar med ledningssystem

Enligt honom är fördelarna uppenbara med ett fungerande ledningssystem. Även om han inte har några jämförande studier med motsvarande verksamhet utan ledningssystem så finns det sådant som är enkelt att mäta.

– På en så här liten enhet har vi inte fler än en expert inom varje område. Genom att alla rutiner finns dokumenterade blir det enklare för vikarier att göra ett bra jobb. Att det inte väntar högar med obehandlade ärenden efter ledigheten är också en arbetsmiljöfråga, konstaterar Lars Gohde.

Det är viktigt att systemet är enkelt. Blir det för komplicerat att skriva avvikelserapport, då blir det heller inte gjort.

– Hos oss räcker det med att skriva sina iakttagelser på en post-it-lapp och sätta den på min vägg, så tar vi upp det vid nästa genomgång, berättar Lars Gohde.

Hans erfarenhet är att den gällande standarden ISO 9001:2015 innehåller en betydelsefull skillnad i förhållande till tidigare versioner och det är att tyngdpunkten ligger på vikten av processer och nytta, istället för som tidigare, dokumentation.

– Numera frågar revisorerna vad vi gör och till vilken nytta, säger Lars Gohde.

Nästa fas i det ständiga förbättringsarbetet är att utveckla kunskapshanteringen.  Genom att svar på återkommande frågor är enkelt tillgängliga, kan ytterligare tid frigöras för verksamhetens egentliga syfte, nämligen att se till att vårdvalet skapar mesta möjliga nytta för medborgarna. Trots att certifiering inte är något krav för att utveckla och arbeta efter ett ledningssystem baserat på ISO 9001, så finns det en stor fördel i detta menar Lars Gohde:

– Det skapar stolthet bland medarbetarna och sätter press på oss att ständigt förbättras.